Manuál: Zástupce pověřené osoby – AZ
Instituce: Akreditované zařízení (AZ)
Role: Zástupce pověřené osoby
Manuál je samonosný. Společné scénáře viz manuál Společné funkcionality.
Postavení role
Zástupce pověřené osoby zastupuje pověřenou osobu akreditovaného zařízení a má shodná oprávnění s rolí Pověřená osoba – AZ s jedinou výjimkou: nemůže přiřazovat roli Zástupce pověřené osoby (to může pouze pověřená osoba). Postup, obrazovky i diagramy jsou shodné s manuálem Pověřená osoba – AZ a jsou níže shrnuty s ukázkami.
Scénář 1: Přihlášení
- Otevřete adresu Systému Administrace
https://sysa.mzd.gov.cz/. - (1) Identita občana — doporučeno: klikněte na modré tlačítko Identita občana a ověřte se přes NIA.
- (2) nebo Email + Heslo: vyplňte Email a Heslo a klikněte na Přihlásit.
Výsledek: Zobrazí se hlavní obrazovka s nabídkou dle role.
Scénář 2: Registrace zařízení / Profil instituce
- Vpravo nahoře Menu — Seznam uživatelů (1), Profil instituce (2), Registrace zařízení (3).
- Zvolte Registrace zařízení, zadejte IČO (1) a klikněte na Načíst údaje (2) — systém doplní údaje z registrů. Profil dále spravujte přes Menu → Profil instituce.
Výsledek: Zařízení je registrováno a má vyplněný profil.
Podrobný onboarding zařízení (první registrace přes NIA, ověření IČO vůči registrům a potvrzení registrace přes datovou schránku) je popsán v manuálu Pověřená osoba – AZ — tímto postupem vzniká v systému role Pověřená osoba. Zástupce se do systému zapojuje až pozvánkou od pověřené osoby (viz Scénář 3).
Scénář 3: Přiřazení oprávnění osobám a pozvánky
- Menu → Seznam uživatelů; nahoře vyberte Instituci (1).
- Klikněte na Přidat uživatele, vyplňte e‑mail (lze zadat až 10 adres najednou pro hromadné pozvání), vyberte roli (např. Školitel, Referent vzdělávání — mimo roli Zástupce pověřené osoby, kterou přiřazuje pouze pověřená osoba) a klikněte na Odeslat pozvánku (2).
- Pozvaná osoba dokončí registraci přes NIA. (Tento krok provádí pozvaný uživatel mimo systém; odkaz v pozvánce je platný 7 dní, přehled odeslaných pozvánek najdete v části Přehled odeslaných pozvánek.)
Výsledek: Osoby mají přiřazené role a přístup do systému za zařízení.
- Roli lze uživateli kdykoli upravit — v Detailu uživatele (dvojklik na řádek v Seznamu uživatelů) klikněte na Přidat roli, vyberte roli a volbu potvrďte; pro odebrání role klikněte na červený odpadkový koš u role. (Odebraná role ze seznamu nezmizí, jen se jí doplní datum a čas ukončení platnosti — změna platí okamžitě.)
Roli Osoba v zařízení (vazba fyzické osoby na zařízení) takto odebrat nelze. Potřebujete‑li osobu od zařízení trvale odpojit (např. po ukončení pracovního poměru) nebo nahradit ji jako kontaktní osobu u již podaných žádostí, kontaktujte podporu Systému Administrace.
Nedorazila‑li pozvánka adresátovi — v Přehledu odeslaných pozvánek je vedena ve stavu Čeká na přijetí, ale e‑mail nepřišel ani do složky nevyžádané pošty a ani po opakovaném odeslání — zkontrolujte nejprve správnost zadané e‑mailové adresy. Je‑li adresa v pořádku, jde o problém s doručením bez samoobslužného řešení; kontaktujte podporu Systému Administrace a uveďte e‑mail adresáta, přidělovanou roli a datum posledního odeslání pozvánky. (Týká se i pozvánky pro osobu, která už v systému účet má — např. přidání role Školitel stávajícímu uživateli.)
Rozdíl oproti pověřené osobě: zástupce nemůže přiřadit roli Zástupce pověřené osoby — tu přiřazuje pouze pověřená osoba. Roli Pověřená osoba nemůže přidat ani změnit nikdo v systému — vzniká výhradně procesem onboardingu zařízení; případnou změnu řeší podpora Systému Administrace.
Scénář 4: Žádost o akreditaci
- V menu Akreditace → Nová žádost zvolte Typ žádosti (Udělení pro novou akreditaci, nebo Prodloužení akreditace), Povolání (Lékaře, farmaceuty a zubní lékaře / Nelékařská povolání), Kategorii (Lékaři / Farmaceuti / Zubní lékaři × Základní kmen / Specializovaný výcvik / Nástavbový obor), Obor a rozsah — Celé (dále zadáte počet účastníků, instituci a místa poskytování služeb; chybějící místo lze přidat tlačítkem Detail instituce) nebo Pouze teoretická část (jen počet účastníků) — a klikněte na Vytvořit žádost (1).
- Systém založí žádost a otevře Přehled žádosti se seznamem Částí žádosti k vyplnění: Oprávnění k poskytování služeb (automatická validace přes ARES/NRPZS vč. míst poskytování), Smluvní zajištění (výběr smluvních zařízení ze seznamu — nová se zde nezakládají, lze proklikem přejít na jejich zadání), Vzdělávací plán (teoretická, případně i praktická část s výběrem míst poskytování), Zabezpečení vzdělávání — Personální (lektoři pro teoretickou výuku, školitelé pro praktickou část; počet školenců lze kdykoli upravit ikonou tužky) a Technické a věcné (šablona ke stažení, vyplnění a nahrání), Ostatní požadavky (volný text a příloha) a volitelný Komentář žadatele (ikona tužky).
- Vyplněnou žádost odešlete tlačítkem Odeslat žádost — po potvrzení dialogu se stav mění z Návrh na Žádost — V revizi Ministerstvem; do vrácení k doplnění ji nelze dále upravovat.
- Na připomínky ministerstva reagujte jejich vypořádáním a žádost znovu odešlete.
(Vyplnění obsahu, odeslání i vypořádání připomínek probíhá v navazujícím workflow; vypořádání připomínek se zpřístupní až po jejich vrácení z MZd. Tok shrnuje schéma níže.)
(Za podání žádosti se hradí správní poplatek 1 000 Kč — č. účtu MZd ČR 3711‑0002528001/0710, variabilní symbol = IČ žadatele; potvrzení o úhradě je nutné k žádosti doložit.)
Některá tlačítka ve formuláři žádosti vypadají neaktivně, ale fungují. Zejména v sekcích Smluvní zajištění (tlačítko Přidat smluvní zařízení po výběru zařízení z nabídky) a Zabezpečení vzdělávání (tlačítka Personální zabezpečení u kurzů a stáží) se tlačítko zobrazuje šedě/vybledle, jako by bylo nedostupné. Přesto je funkční — klikněte na ně; akci systém provede a potvrdí hláškou.
Zůstává‑li tlačítko Odeslat žádost trvale neaktivní a systém nezobrazí žádnou chybovou hlášku, zkontrolujte v sekci Oprávnění k poskytování služeb tabulku Statutární zástupci. Je‑li prázdná („Nebyly nalezeny žádné výsledky") přesto, že automatické validace (ARES, NRPZS) proběhly úspěšně, nelze ji doplnit ručně — obraťte se na podporu Systému Administrace a uveďte číslo žádosti.
Zkontrolujte vygenerovaná PDF žádosti — jak Vzdělávací plán, tak úvodní dokument žádosti o udělení akreditace. Objevují se v nich tyto vady: u teoretických kurzů bývá místo zařízení, které výuku skutečně zajišťuje (typicky IPVZ), chybně uvedeno vlastní zařízení žadatele; v úvodním dokumentu mohou zůstat pole Jméno statutárního zástupce, Název statutárního orgánu, Telefon, Email nevyplněná (text „Má se vyplnit automaticky"); a mezi smluvními zařízeními může být navíc chybně uvedeno i vlastní zařízení žadatele. Nic z toho nelze opravit svépomocí — kontaktujte podporu Systému Administrace a uveďte číslo žádosti.
Výsledek: Žádost o akreditaci je podána a prochází workflow na MZd.
Sledování stavu žádostí a přehled akreditací
Podané žádosti i udělené akreditace zařízení sledujete v jednom přehledu:
- V menu Akreditace → Seznam akreditací (položka Žádosti o akreditace vede na tentýž přehled) se zobrazí tabulka všech žádostí a akreditací vaší instituce. Přehled má tyto sloupce:
Číslo žádosti · Název akreditace · Datum podání · Obor · Spec. vzdělávání · IČO · Instituce · Místo poskytování · Stav akreditace · Platnost do · L/NL · T/T+P
- Ve sloupci Stav akreditace vidíte, v jaké fázi se každá žádost nebo akreditace nachází; ve sloupci Platnost do dobu platnosti udělené akreditace.
- Tabulku lze řadit kliknutím na záhlaví kteréhokoli sloupce a filtrovat přímo v jeho záhlaví. Zobrazené sloupce upravíte tlačítkem Sloupce, aktivní filtry zrušíte tlačítkem Vymazat filtry. Zkratky ve sloupcích: L/NL = obor lékařský / nelékařský, T/T+P = rozsah teoretická / teoretická + praktická část.
- Kliknutím na řádek otevřete detail akreditace. V jeho hlavičce najdete pohromadě: obor a číslo akreditace, ID žádosti, datum podání, stav, spisovou značku, kontaktní osobu (jméno, e‑mail, telefon), korespondenční adresu, název a adresu zařízení, telefon zařízení, druh akreditace, IČO, věstník a statutární zástupce. Pod hlavičkou jsou Části žádosti.
- Novou žádost lze z tohoto přehledu založit i přímo tlačítkem Nová žádost.
Výsledek: Zástupce má přehled o stavu všech podaných žádostí i o platnosti udělených akreditací zařízení.
Scénář 5: Samostatné přidání smluvního zařízení k instituci
- V menu Akreditace → Nové smluvní zařízení vyberte instituci.
- Klikněte na Přidat smluvní zařízení a z nabídky vyberte existující smluvní zařízení. (Smluvní zařízení se na této obrazovce nezakládá — nové lze zadat proklikem z nabídky.)
- Zadejte typ smlouvy a datum platnosti, nahrajte dokumenty a klikněte na Uložit.
Výsledek: Smluvní zařízení je přidáno k instituci a je dostupné k výběru v žádostech o akreditaci.
Scénář 6: Samostatné přidání lektora na seznam lektorů instituce
- V menu Akreditace → Seznam školitelů a lektorů klikněte na záložku Lektoři a poté na Přidat lektora.
- Vyplňte údaje o lektorovi, nahrajte životopis a diplom a klikněte na Uložit.
Výsledek: Lektor je přidán na seznam lektorů instituce a je dostupný k výběru v žádostech o akreditaci.
Scénář 7: Pozvánka školence a přidělení školitele
- V menu Školenci a školitelé → Seznam školenců klikněte na Přidat eIndex školence (1).
- Zadejte e‑mail školence → Načíst školence → vyberte Číslo e‑Indexu školence, Zařízení a Pracoviště → Odeslat pozvánku školenci (2).
- Po přijetí pozvánky školencem otevřete jeho Detail e‑Indexu ze Seznamu školenců a klikněte na Přidat školitele; vyberte jméno školitele z nabídky a klikněte na Pozvat školitele. (Zpřístupní se až po přijetí pozvánky školencem; přidělení se dokončí až po přijetí pozvánky školitelem — obdobně jako u školence.)
Výsledek: Školenec je v zařízení a má přiděleného školitele.
Scénář 8: Notifikace — přidělení nové stáže ke schválení
- Na e‑mail dorazí notifikace o přidělení nové stáže na e‑Indexu školence ke schválení; klikněte na odkaz v e‑mailu.
- Zobrazí se Seznam stáží ke schválení — kliknutím na číslo e‑Indexu otevřete detail stáže.
- Na konci řádku klikněte na tlačítko Schválit.
Výsledek: Stáž školence je schválena.
Scénář 9: Náhled na e‑Index školence a životopisy školitelů
- Ze Seznamu školenců otevřete školence → Detail e‑Indexu (1).
- Životopisy školitelů najdete přes Akreditace → Seznam školitelů a lektorů (sloupec Životopis) (2).
Výsledek: Zástupce má přehled o vzdělávání školenců (e‑Index) a podkladech pro akreditaci (životopisy školitelů).
Další přehledy dostupné v menu
Kromě výše popsaných úkonů má zástupce v horním menu k dispozici i tyto přehledy:
- Kurzy a stáže → Seznam kurzů — katalog kurzů (sloupce Název kurzu, Kód, Povinnost, Opakování).
- Kurzy a stáže → Seznam termínů kurzů — vypsané termíny kurzů (Kurz, Kód kurzu, Termín od, Místo konání, Instituce, Forma, Přihlášení do, Cena, Stav termínu).
- Akreditace → Seznam smluvních zařízení — přehled zařízení, se kterými má vaše instituce uzavřenou smlouvu a která lze vybírat v sekci Smluvní zajištění žádosti. Nové zařízení přidáte položkou Nové smluvní zařízení (viz Scénář 5).
- Školenci a školitelé → Seznam stáží ke schválení — stáže čekající na vyjádření zařízení.
Pojmy
- AZ — akreditované zařízení.
- e‑Index — elektronický index školence.
- NIA — přihlášení „Identita občana".